Achats - Repas - Colloques

Attention :
L'année d'ouverture des crédits s'étend de début février à la mi novembre (en dehors de cette période nos gestionnaires n'ont pas accès aux outils de gestion)

Restauration :

→ Je vais au restaurant
Je demande à ma gestionnaire si le restaurant où je veux réserver est référencé dans les bases fournisseurs CNRS ou UT2J et je lui indique sur quels crédits je veux payer le restaurant.
Si le restaurant n’est pas référencé, je demande au restaurateur s’il est d’accord pour être réglé par bon de commande. S’il est d'accord, je donne ses références à ma gestionnaire pour la création de fournisseur. S’il n’est pas d’accord, je change de restau !
Je réserve ma table pour la date, l’heure et le nombre de convives que je souhaite, puis je donne les informations à ma gestionnaire (date, nombre de convives, prix du repas) pour qu’elle puisse établir le bon de commande.

→ J'ai besoin d'une pause-café, de plateaux repas ou d'un buffet
Que ce soit sur crédits CNRS ou UT2J, il y a des marchés publics pour ce type de prestation, et une procédure à suivre, je ne réserve donc rien moi-même.
Je vais voir ma gestionnaire et je lui indique sur quels crédits faire cet achat et ce que je souhaite, elle se chargera de la suite de la procédure et m’indiquera ce que je dois faire.

Inscriptions à un colloque :

→ Pour certains colloques il est possible de payer par bon de commande:
je fais mon inscription en ligne, j’indique que je paye par bon de commande, et je donne le mail d’accusé de réception, et toutes les informations nécessaires, à ma gestionnaire pour qu’elle puisse établir un bon de commande.

→ Si le colloque auquel je veux participer ne permet pas d’autre moyen de paiement que le paiement en ligne par carte bleue, je me renseigne auprès de ma gestionnaire sur les possibilités de paiement par le labo.
 

Achats de matériels/logiciels informatiques :

J’indique à Boujemâa le matériel que je souhaite et sur quels crédits la commande doit être faite (CNRS ou UT2J)
Boujemâa demandera les devis aux prestataires ayant le marché, ou aux fournisseurs pouvant répondre à la demande, et me les donnera pour acceptation.
Je transmets par mail le devis à ma gestionnaire en lui indiquant sur quels crédits je souhaite faire l’achat, pour qu'elle émette le bon de commande.
 

Achats de livres :

→ Sur crédits CNRS
Je demande un devis au libraire de mon choix (vérifier avant s’il est référencé dans la base fournisseurs), et je transmets ce devis à ma gestionnaire pour qu'elle puisse établir le bon de commande.

→ Sur crédits UT2J
Je vais vérifier quel fournisseur tient le marché pour le type de livres que je veux acheter.
Je demande un devis au fournisseur et je transmets ce devis à ma gestionnaire pour qu'elle puisse établir le bon de commande.

J’indique à ma gestionnaire ce que je souhaite acheter et sur quels crédits, elle vérifiera s’il y a un marché public à respecter, et suivra la procédure adaptée avant d’établir le bon de commande.

Si je veux utiliser un fournisseur qui n’est pas encore référencé dans la base fournisseurs, je dois garder en tête que la création d’un fournisseur prend un certain temps, donc pas de commande en urgence avec un nouveau fournisseur.
Je donne ses coordonnées à ma gestionnaire qui lui enverra la fiche de création de fournisseur à compléter.

A RECEPTION :
Je fournis le Bon de livraison à ma gestionnaire.
Pour toutes les commandes qui ne génèrent pas le bon de livraison (traductions, repas au restaurant…) j'envoie un mail à ma gestionnaire (qui sera conservé dans le dossier commande/facture) pour me dire que le service est fait.

(Par exemple je vais au restaurant un soir, le lendemain matin je pense à envoyer un mail pour indiquer que j'ai bien été au restaurant comme prévu ; je fais effectuer un travail de traduction, j'envoie un mail pour indiquer que le travail a bien été produit à telle date).